Términos y Condiciones
NITPOS SAS · Plataforma de Facturación Electrónica SaaS · Colombia
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de la plataforma NITPOS y todos los servicios prestados por NITPOS SAS (en adelante "NITPOS"). Al registrarse, acceder o usar la plataforma, el usuario acepta íntegramente estos términos. Si no está de acuerdo, debe abstenerse de usar el servicio.
Contenido
1. Definiciones
Para efectos de los presentes Términos y Condiciones, los siguientes términos tendrán el significado que se indica:
- Plataforma: El sistema de software NITPOS accesible en nitpos.com y sus subdominios, incluyendo todas sus funcionalidades y módulos.
- Usuario: Toda persona natural o jurídica que se registre y utilice la Plataforma, ya sea como administrador, empleado autorizado o invitado.
- Documentos Electrónicos: Facturas electrónicas de venta, notas crédito y débito, nómina electrónica, documentos soporte, documentos equivalentes y demás documentos generados a través de NITPOS con validez ante la DIAN.
- DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia, entidad que regula el sistema de facturación electrónica en el país.
- SIE: Servicio Informático Electrónico de la DIAN, sistema al cual se transmiten los documentos electrónicos para su validación.
- Proveedor Tecnológico: NITPOS SAS en su calidad de proveedor habilitado por la DIAN para la emisión de documentos electrónicos.
- Plan: El conjunto de funcionalidades y límites de uso contratados por el Usuario, según la modalidad elegida (Básico, Profesional o Empresarial).
- Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
2. Objeto del Servicio
NITPOS presta servicios de Software como Servicio (SaaS) orientados a la emisión, transmisión, validación y almacenamiento de documentos electrónicos tributarios en Colombia, operando como Proveedor Tecnológico habilitado ante la DIAN, conforme a las resoluciones vigentes del sistema de facturación electrónica.
Los servicios disponibles, según el Plan contratado, incluyen:
- Factura Electrónica de Venta: Emisión, transmisión y validación ante la DIAN, con generación automática del CUFE
- Notas Crédito y Débito: Documentos de ajuste sobre facturas previamente emitidas
- Nómina Electrónica: Reporte mensual de pagos laborales ante la DIAN
- Documento Soporte: Emisión para compras a personas no obligadas a facturar
- Punto de Venta (POS): Sistema integrado de gestión de ventas con emisión de documentos equivalentes
- Inventario: Control de stock, bodegas y alertas automáticas
- Reportes y Analítica: Informes de gestión, ventas y documentos emitidos
Importante: NITPOS es una herramienta tecnológica de facturación. No constituye asesoría tributaria, contable ni jurídica. La responsabilidad del cumplimiento de las obligaciones tributarias recae exclusivamente sobre el Usuario en su calidad de contribuyente.
3. Registro y Cuenta de Usuario
Para acceder a la Plataforma, el Usuario debe crear una cuenta proporcionando información veraz, completa y actualizada. Al registrarse, el Usuario:
- Garantiza que la información proporcionada es exacta y que está autorizado para representar a la empresa indicada
- Acepta recibir comunicaciones electrónicas de NITPOS relacionadas con el servicio
- Se compromete a mantener actualizada la información de su perfil y empresa
- Es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (usuario y contraseña)
- Debe notificar inmediatamente a NITPOS cualquier uso no autorizado de su cuenta
NITPOS no se hace responsable por pérdidas derivadas del uso de las credenciales del Usuario por parte de terceros, cuando dicho uso resulte de la negligencia del Usuario en la custodia de sus credenciales.
4. Obligaciones del Usuario
El Usuario se compromete expresamente a:
- Usar la Plataforma exclusivamente para fines lícitos y conforme a la legislación colombiana vigente
- No intentar acceder a sistemas, datos o cuentas de otros usuarios de la Plataforma
- No realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software de la Plataforma
- No reproducir, modificar, distribuir, vender o crear obras derivadas del software sin autorización expresa de NITPOS
- No usar la Plataforma para emitir documentos electrónicos con información falsa o fraudulenta
- No sobrecargar, interferir o interrumpir la disponibilidad de la Plataforma o sus servidores
- Cumplir con todas las obligaciones tributarias que le correspondan como contribuyente ante la DIAN, siendo NITPOS únicamente el instrumento tecnológico habilitante
- Verificar que los datos ingresados en los documentos electrónicos sean correctos antes de su emisión
- Mantener copias adicionales de sus documentos electrónicos, sin perjuicio de los respaldos automáticos de NITPOS
El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones faculta a NITPOS para suspender o terminar el servicio de forma inmediata, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
5. Planes, Precios y Facturación
| Condición | Detalle |
|---|---|
| Moneda | Todos los precios se expresan en Pesos Colombianos (COP) y no incluyen IVA, salvo indicación expresa en contrario. |
| Modalidad de pago | Los planes disponibles (Básico, Profesional y Empresarial) tienen modalidad de pago anual. El pago es prepago y debe realizarse al inicio del período. |
| Cambios de precio | NITPOS se reserva el derecho de modificar los precios notificando al Usuario con al menos 30 días calendario de anticipación a la fecha de renovación. |
| Reembolsos | No se realizan reembolsos por períodos ya pagados o parcialmente utilizados, excepto en los casos exigidos por la ley colombiana de protección al consumidor. |
| Prueba gratuita | El período de prueba es de 14 días calendario sin costo. Al término del período de prueba, el servicio se suspende automáticamente hasta que el Usuario elija un plan. |
| Mora en el pago | La falta de pago en los plazos establecidos puede resultar en la suspensión del acceso a la Plataforma. NITPOS conservará los datos del Usuario por 90 días adicionales antes de proceder a su eliminación. |
6. Niveles de Servicio (SLA)
NITPOS garantiza los siguientes niveles de servicio para todos los planes activos:
La disponibilidad garantizada del 99.9% mensual excluye los siguientes supuestos:
- Mantenimientos programados (notificados con mínimo 48 horas de anticipación)
- Indisponibilidades de los servicios de la DIAN fuera del control de NITPOS
- Causas de fuerza mayor o caso fortuito según el artículo 64 del Código Civil colombiano
- Incumplimientos imputables al Usuario (configuración incorrecta, uso indebido de la Plataforma)
Créditos por incumplimiento: Si NITPOS no cumple el SLA de disponibilidad en un mes calendario, el Usuario podrá solicitar un crédito equivalente a 1 día de servicio por cada hora de indisponibilidad no justificada, hasta un máximo del 30% del valor mensual proporcional del Plan.
7. Propiedad Intelectual
Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma NITPOS son de titularidad exclusiva de NITPOS SAS, incluyendo sin limitación:
- El código fuente y el código objeto del software
- El diseño visual, la interfaz gráfica y la experiencia de usuario
- Las marcas, nombres comerciales y logotipos de NITPOS
- La documentación técnica, guías de usuario y contenidos del blog
- Los algoritmos, modelos de datos y arquitectura del sistema
El uso de la Plataforma no transfiere al Usuario ningún derecho de propiedad intelectual sobre el software. El Usuario recibe únicamente una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, para acceder y usar la Plataforma durante la vigencia del Plan contratado.
Los datos ingresados por el Usuario en la Plataforma (información de su empresa, documentos electrónicos, clientes, etc.) son de titularidad del Usuario y NITPOS los trata únicamente para la prestación del servicio.
8. Limitación de Responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley colombiana, NITPOS no será responsable por:
- Errores, sanciones o consecuencias tributarias derivadas del uso incorrecto de la Plataforma por parte del Usuario
- Indisponibilidades o errores en los servicios de la DIAN, entidades bancarias o terceros fuera del control de NITPOS
- Daños indirectos, consecuentes, especiales, incidentales o lucro cesante, incluso si NITPOS fue informado de la posibilidad de dichos daños
- Pérdida de datos derivada de actos u omisiones del Usuario, incluyendo la introducción de información incorrecta en la Plataforma
- Accesos no autorizados resultantes de la negligencia del Usuario en el manejo de sus credenciales
La responsabilidad máxima total de NITPOS frente al Usuario por cualquier concepto no excederá el valor pagado por el Plan en los últimos 3 meses anteriores al evento que generó el daño.
9. Privacidad y Datos Personales
El tratamiento de los datos personales del Usuario y de los terceros cuyos datos se incluyan en los documentos electrónicos se rige por la Política de Privacidad de NITPOS, que forma parte integral de los presentes Términos y Condiciones y se incorpora por referencia.
El Usuario reconoce que al ingresar datos de terceros en la Plataforma (clientes, empleados, proveedores), actúa como Responsable del Tratamiento de dichos datos y es su obligación contar con la autorización de los titulares para incluir su información en documentos electrónicos tributarios.
10. Terminación del Servicio
Por parte del Usuario: El Usuario podrá cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de control de la Plataforma. La cancelación tendrá efecto al término del período de facturación en curso, sin reembolso de los valores ya pagados.
Por parte de NITPOS: NITPOS podrá suspender o terminar el acceso del Usuario de forma inmediata y sin previo aviso en los siguientes casos:
- Incumplimiento de los presentes Términos y Condiciones
- Uso fraudulento, ilícito o contrario a la ética de la Plataforma
- Emisión de documentos electrónicos con información falsa o fraudulenta
- Falta de pago del Plan contratado después de 10 días calendario de vencida la obligación
- Conductas que pongan en riesgo la seguridad, integridad o disponibilidad de la Plataforma
Efectos de la terminación: Tras la terminación del servicio, NITPOS conservará los datos del Usuario por 90 días adicionales, período durante el cual el Usuario podrá solicitar la exportación de su información. Transcurrido dicho período, los datos serán eliminados de forma segura.
11. Modificaciones
NITPOS se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento, con el fin de adaptar el marco contractual a cambios normativos, nuevas funcionalidades o necesidades del negocio.
Las modificaciones materiales (aquellas que afecten derechos u obligaciones principales del Usuario) serán notificadas con al menos 15 días calendario de anticipación, mediante:
- Correo electrónico a la dirección registrada en la cuenta
- Notificación en el panel de control de la Plataforma
El uso continuado de la Plataforma después de la notificación constituye aceptación de los Términos modificados. Si el Usuario no acepta los nuevos términos, deberá cancelar su suscripción antes de la fecha de entrada en vigor de los cambios.
12. Ley Aplicable y Jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se rigen exclusivamente por las leyes de la República de Colombia, incluyendo sin limitación:
- Código de Comercio de Colombia (Decreto 410 de 1971 y sus modificaciones)
- Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico)
- Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011)
- Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales)
Cualquier controversia derivada de los presentes Términos que no pueda resolverse amigablemente entre las partes será sometida a la jurisdicción ordinaria de los juzgados y tribunales competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponder por razón de domicilio o cualquier otra causa.
Antes de acudir a la vía judicial, las partes intentarán resolver sus controversias mediante negociación directa por un período de 30 días calendario. De no lograrse acuerdo, podrán acudir a amigable composición o arbitraje del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá.